Внедрение cистемы контроля исполнения поручений и внутрикорпоративного портала в ННИИПК им. акад. Е. Н. Мешалкина

Клиника им. Е. Н. Мешалкина (ННИИПК) — крупнейший в стране кардиохирургический и ведущий научно-исследовательский и образовательный профильный медицинский центр, предоставляющий высокотехнологичную медицинскую помощь по профилям сердечно-сосудистой хирургии, трансплантологии, нейрохирургии, онкологии и педиатрии. Институт оказывает помощь жителям всех регионов России, номявляется основной специализированной клиникой для жителей Сибирского, Уральского, Дальневосточного федеральных округов. Сегодня в НИИПК работает более 1700 сотрудников.

Клиника состоит из множества отделений, не все из которых напрямую связаны с медициной и хирургией. Эти отделения имеют жесткую организационную структуру и систему распределения задач. Руководство клиники столкнулось с проблемой повышения эффективности работы сотрудников – на макро-уровне всей клиники и на микро-уровне одного отделения N.

На уровне клиники проблема выражалась в том, что сотрудники компании не использовали корпоративный портал по прямому назначению, предпочитая ему альтернативные способы обмена информацией и связи друг с другом.

Относительно отделения N проблема выражалась в том, что отсутствовал четкий механизм распределения задач между сотрудниками, поэтому было невозможно отследить по какой причине та или иная задача не была выполнена, и в противоположность, кто внес больший вклад в реализацию выполненной задачи. Также отсутствовала возможность мониторинга сроков выполнения поручений, выданных сотрудникам, поскольку о них не было информации в открытом доступе. В результате не было возможности отслеживать выполнение более глобальных целей, поставленных перед отделом, на выполнение которых работали его сотрудники.

Был проведен аудит существующих бизнес-решений компании, а также анализ ключевых потребностей заказчика. На основе полученной информации были поставлены следующие цели:

• сделать корпоративный портал более популярным, разработав новый внутрикорпоративный портал;
• внедрить систему контроля исполнения поручений на базе Microsoft SharePoint Server 2010.

Во время работы над корпоративным порталом была произведена миграция с ранее внедренной версии Microsoft Office SharePoint Server 2007 на Microsoft SharePoint Server 2010. Был разработан новый дизайн портала для повышения его привлекательности, а также реорганизована структура информационных блоков в соответствии с востребованностью их у сотрудников. На портале была размещена информация, используемая сотрудниками в повседневной работе и блоки для неформального общения.

Другая важная задача заключалась в управлении информацией о результатах осмотра. Эта информация должна представляться в структурированном виде, причем структура сложная и может достаточно часто меняться, однако это не должно приводить к изменению результатов уже проведенных осмотров. Для решения этой задачи мы сделали структуру базы данных гибкой, а формы ввода, вывода и печати создавали динамически. Также была разработана подсистема безопасности и управления доступом, контролирующая доступ врачей и медсестер к актуальным данным больного и его истории болезни.

Для повышения эффективности работы отдела N, специалисты компании «Технологика» внедрили собственное коробочное решение - систему контроля исполнения поручений (СКИП) на базе Microsoft SharePoint Server 2010. Данная система повышает эффективность работы отдела предприятия через контроль сроков исполнения задач, поставленных каждому отдельному сотруднику отдела. Так, выполнение стратегической цели отдела можно проследить по выполнению отдельных задач.

Для автоматизации задач по обработке входящей и исходящей корреспонденции был внедрен модуль СЭД, который интегрирован с системой СКИП и позволяет наладить эффективное взаимодействие сотрудников отдела по обработке корреспонденции.

В результате работ были получены продукты, полностью соответствующие ожиданиям заказчика. По окончании работ специалисты «Технологики» провели обучающие консультации ИТ-специалистов и ключевых пользователей, а также передали полный комплект эксплуатационной документации заказчику.

Внедрение портала позволило повысить уровень внутрикорпоративных коммуникаций, а также сократить время, которое сотрудники тратили на поиск рабочей информации.

Внедрение СКИП и СЭД привело к формализации и автоматизации процесса раздачи рабочих задач сотрудникам, а также сделало контроль за их исполнением более наглядным и простым. Внедрение этой системы сделало возможным отслеживание исполнения стратегической цели отдела N, путем контроля задач, из которых она складывается. В настоящий момент система запущена и проходит свою апробацию в рамках отдела N. В перспективе, система контроля исполнения поручений будет внедрена в каждом отделе организации заказчика.